دستورالعمل ماده «۵۳» آیین‌نامه مالی و معاملاتی موضوع مناقصه و مزایده
ماده1: آگهي مناقصه (مزايده) حداقل دو نوبت در روزنامه‌هاي كثيرالانتشار كشور و در صورت لزوم يك تا 3 نوبت در روزنامه‌هاي كثيرالانتشار محلي منتشر مي‌گردد.
تبصره1: مؤسسه درصورتي كه لازم تشخيص دهد مي‌تواند علاوه بر آگهي مناقصه (مزايده) با استفاده از ساير امكانات از قبيل نشر آگهي در محلهاي مناسب يا پخش آگهي از طريق ديگر رسانه‌هاي ارتباط جمعي يا ارسال آگهي براي اشخاص ذيربط (فروشندگان و خريداران كالا يا خدمات) از متقاضيان دعوت به عمل آورد.
تبصره2: در مواردي كه مطابق مقررات عمومي كشور موضوع معامله ايجاب نمايد كه آگهي مناقصه (مزايده) در سطح بين‌المللي بعمل آيد يك نسخه از آگهي از طريق وزارت امور خارجه به سفارتخانه‌هاي كشورهاي ذيربط در تهران يا سفارتخانه‌هاي جمهوري اسلامي ايران در خارج از كشور فرستاده مي‌شود.
تبصره 3: انتخاب روزنامه به عهده رئيس مؤسسه است.
ماده 2: در آگهي مناقصه (مزايده) نكات زير بايد رعايت شود :
– مدت و نحوه تحويل كالا يا خدمات و ترتيب عمل و ميزان خسارت در مواردي كه طرف معامله در تحويل كالا يا انجام كار كلاً يا بعضاً تاخير نمايد.
– تصريح بر اينكه بهاي پيشنهادي بايد به مبلغ مشخص يا بر اساس درصد كسر يا اضافه نسبت به واحد بهاي اعلام شده تعيين و در پاكت لاك و مهر شده تسليم گردد.
– مدت قبول پيشهادات كتبي كه حداقل ده روز پس از انتشار آخرين آگهي در روزنامه كثيرالانتشار خواهد بود.
– محل و نحوه تسليم پيشنهاد.
– ميزان و نوع سپرده شركت در مناقصه (مزايده) و چگونگي واريز يا تحويل آن به مؤسسه
– ميزان تضمين حسن انجام كار يا معامله و نحوه دريافت و استرداد آن.
– حداكثر مدتي كه براي بررسي پيشنهادها و تشخيص واجد يا واجدين شرايط برنده مناقصه (مزايده) لازم است، روز و ساعت و محل قرائت پيشنهادهاي رسيده و مجازبودن حضور پيشنهاد دهندگان يا نمايندگان رسمي اعضاء دركميسيون مناقصه (مزايده).
– ميزان پيش‌پرداخت و ترتيب واريز در صورتي كه پرداخت آن به تشخيص مؤسسه به برنده مناقصه (مزايده) لازم باشد.
– محل توزيع يا فروش نقشه‌ها و برگ شرايط و مشخصات موضوع مناقصه (مزايده) در صورت لزوم.
– محل توزيع نمونه قرارداد و ضمانتنامه در صورت لزوم (كه در آنصورت مي‌بايست فرم مربوط توسط متقاضي يا نمايندگان رسمي او دريافت و با قيد اينكه مورد قبول است امضاء و ضميمه پيشنهاد شود.)
– تصريح اين نكته كه صرفاً شركت در مناقصه (مزايده) و ارائه پيشنهاد ايجاد حق براي شركت‌كننده و ايجاد تكليف يا سلب اختيار براي دستگاه مناقصه گزار نمي‌‌نمايد.
ماده 3: در صورتي كه مؤسسه ذكر شرايط خاصي را علاوه بر مندرجات ماده «2» لازم تشخيص دهد و با آيين‌نامه مالي و معاملاتي مؤسسه مغاير نباشد مي‌تواند در مناقصه مزايده) منظور نمايد.
ماده 4 : منظور نمودن هرگونه شرط يا شروط جديد در قرارداد علاوه بر مندرجات مناقصه (مزايده) كه براي برنده مناقصه (مزايده) امتياز يا محدوديت محسوب گردد ممنوع است.
ماده 5: در صورتي كه شرايط مناقصه (مزايده) كه مي‌بايست مطابق با مواد 2 و 3 و بندهاي آن در آگهي ذكر شود مفصل بوده و مستلزم هزينه زيادي شود، مي‌توان نوع كار يا كالاي مورد معامله، تعداد و محل تحويل، ميزان پيش پرداخت و مدت و محل قبول پيشنهادها و ميزان سپرده و يا ضمانتنامه شركت در مناقصه (مزايده) در آگهي درج شود و تصريح گردد كه اسناد مناقصه (مزايده) در محل موجود است و پيشنهاد دهندگان بايد يك نسخه از آنرا دريافت و با قيد مورد قبول امضاء و ضميمه پيشنهاد، تسليم نمايند.
ماده 6: مؤسسه مكلف است درتاريخ مقرر و اعلام شده در آگهي، كميسيون مناقصه (مزايده) را تشكيل و به شرح زير اتخاذ تصميم نمايد.
الف) درصورتجلسه كميسيون نفرات اول تا سوم برنده مناقصه (مزايده) با توجه به قيمتهاي پيشنهادي، شرايط پيشنهادي متقاضيان و صلاحيتها و تواناييها مشخص و به اطلاع مي‌رسد.
ب) دليل رد پيشنهادهاي مبهم يا ناقص صراحتاً ذكر شود و به اطلاع طرف ذينفع برسد.
ماده 7: سپرده برنده اول شركت در مناقصه (مزايده) كه ظرف مدت يك هفته پس از اعلام نتيجه مناقصه (مزايده) حاضر به تنظيم قرارداد يا انجام معامله نباشد بنفع مؤسسه ضبط مي‌شود.
تبصره : سپرده شركت در مناقصه (مزايده) برندگان دوم و سوم مناقصه (مزايده) حداكثر ظرف مدت يك ماه بايد به آنان مسترد شود مگر اينكه در اين مدت براي انجام معامله يا تنظيم قرارداد پيشنهاد كتبي مؤسسه به ترتيب اولويت به نامبردگان ابلاغ گردد كه در اين صورت بشرط استنكاف برندگان از انجام معامله سپرده آنان نيز به نفع مؤسسه ضبط خواهد شد.
ماده 8: مؤسسه مجاز است به شرط اعلام در شرايط مناقصه (مزايده) مقدار كار يا كالاي مورد معامله را تا 25% افزايش يا كاهش دهد.
ماده9: مؤسسه در رد تمام يا هر يك از پيشنهادها مختار است.
تبصره: دلايل رد پيشنهاد مي‌بايست در صورتجلسه موضوع ماده «6» صراحتاً ذكر شود.
ماده 10: مؤسسه مكلف است هرگونه عوارض و كسور قانوني را كه بمبلغ معامله تعلق مي‌گيرد، هنگام هرپرداخت از مبلغ ناخالص معامله كسر و به حسابهاي مربوطه واريز و رسيد آنرا تسليم فروشنده يا طرف قرارداد نمايد.
ماده11: ميزان سپرده شركت در مناقصه (مزايده) به تشخيص رئيس مؤسسه يا مقام مجاز از طرف ايشان از 5/0% مبلغ معامله كمتر و از20% آن بيشتر نخواهد بود و در هر حال اين مبلغ نبايد از پانصد هزار ريال كمتر باشد.
ماده12: مؤسسه مكلف است هنگام عقد قرارداد حداقل 5% و حداكثر10% مبلغ قرارداد را بابت ضمانت حسن اجراي تعهدات از طرف قرارداد ضمانتنامه بانكي يا سفته يا سپرده نقدي كه بحساب واريز شود دريافت نمايد.
ماده 13: مؤسسه مكلف است در مورد قراردادهاي ساختماني و حمل و نقل علاوه بر اخذ تضمين ماده «12» در هر پرداخت، معادل10% اقلام پرداختي را بابت سپرده حسن انجام كار نزد خود نگهداري نمايد.
ماده 14: سپرده موضوع ماده سيزده در مورد قراردادهاي حمل و نقل كلاً و در مورد قراردادهاي ساختماني50% آن پس از تحويل قطعي كار يا خدمت انجام شده و صورتمجلس تحويل قطعي به ذينفع مسترد مي‌گردد. تعيين زمان استرداد الباقي سپرده قراردادهاي ساختماني با نظر رئيس مؤسسه يا مقام مجاز از طرف ايشان مي‌باشد. اين زمان نبايستي بيشتر از پايان زمان ضمانتنامه قرارداد باشد.
تبصره : آن قسمت از سپرده موضوع ماده «13» كه در اثر عدم اجراي حسن انجام‌كار به تصويب هيأتي مركب از نماينده تام‌الاختيار مؤسسه، و نماينده تام‌الاختيار طرف قرارداد و مشاور ضبط مي‌گردد درآمد مؤسسه خواهد بود.
ماده 15: جلسات كميسيون مناقصه (مزايده) بنابر دعوت رئيس مؤسسه و با حضور كليه اعضاء تشكيل مي‌گردد و مصوبات كميسيون با اكثريت‌آرا قابل اجرا مي‌باشد. تركيب اعضاء اين كميسيون، اعضاء هيأت موضوع ماده50 آيين‌نامه مالي و معاملاتي جهاد دانشگاهي مي‌باشند.
تبصره : حضور بدون حق‌راي كارشناس ذيربط در مواردي كه معامله مربوط به امور فني باشد با تشخيص رئيس مؤسسه يا كميسيون مجاز است.
ماده 16: در صورتي كه در مؤعد مقرر پيشنهادي نرسيده باشد مؤسسه مي‌تواند مناقصه (مزايده) را تجديد يا موضوع را براي اخذ تصميم به هيأت موضوع ماده «50» آيين‌نامه مالي و معاملاتي ارجاع نمايد.
ماده 17: مؤسسه در مواردي كه لازم بداند مي‌تواند يك روز قبل از افتتاح پيشنهادهاي رسيده شاخص قيمتهاي مربوط به موضوع مناقصه (مزايده) را بطريق مقتضي و مطمئن بطور محرمانه تهيه و در پاكت لاك و مهرشده در اختيار كميسيون مناقصه (مزايده) قرار دهد.
ماده 18: مأموران و مسئولان مؤسسه موظفند براي ابلاغ نتيجه مناقصه (مزايده) به برنده به نحوي اقدام نمايند كه بعلت انقضاي مدت خسارتي متوجه مؤسسه نگردد.
ماده 19: در مواردي كه انجام كار يا تحويل كالاي مورد مناقصه (مزايده) ظرف حداكثر ده روز كاري پس از ابلاغ نظر كميسيون به برنده ميسر نباشد عقد قرارداد الزامي است.
ماده 20: قرارداد بايستي حاوي نكات زير باشد.
– نام متعاملين با نشاني و كد اقتصادي
– نوع و مقدار مورد معامله با مشخصات كامل
– مدت انجام تعهد و شرايط تحويل مورد معامله
– ترتيب عمل و ميزان خسارت در مواردي كه برنده مناقصه (مزايده) در انجام تعهدات كلاً يا جزاً تاخير نمايد
– الزام به تحويل كالا طبق نمونه ممهور در صورتي كه تهيه نمونه لازم باشد و چگونگي كنترل كيفيت و تأييد كالا
– اقرار برنده مناقصه (مزايده) به اينكه از مشخصات كار يا كالاي معامله و مقتضيات محل تحويل اطلاع كامل دارد
– اختيار مناقصه و مزايده‌گذار به افزايش يا كاهش مورد قرارداد تا 25% مقدار مندرج در قرارداد در طول مدت قرارداد
– مبلغ قرارداد براساس تعداد واحد و برآوردهاي واحد و نحوه پرداخت بر اساس كار انجام شده يا كالاي تحويل شده
– مبلغ پيش پرداخت و ترتيب واريز آن
– ميزان و مبلغ تضمين حسن انجام معامله و نحوه وصول و استرداد و يا ضبط آن
– مدت فاصله زماني بين تحويل موقت و قطعي
– اقرار به عدم شمول ممنوعيت قانون منع مداخله وزراء ـ نمايندگان و كاركنان دولت در معاملات دولتي
– ساير شرايط كه مورد توافق طرفين قرار مي‌گيرد مشروط بر اينكه امتيازي علاوه بر آنچه در شرايط مناقصه (مزايده) ذكر شده براي فروشنده كالا يا خدمات منظور نگردد.
– ساير شرايطي كه در مناقصه (مزايده) ذكر شده است.
ماده 21: اين دستورالعمل در 21 ماده و 7 تبصره در چهل و هفتمين جلسه مورخ 7/7/78 هيأت امناء به تصويب رسيد و نهايي شد و از تاريخ ابلاغ لازم الاجرا است و آيين‌نامه‌هاي مغاير با آن لغو مي‌گردد.
– دستورالعمل موضوع ماده53 آيين‌نامه مالي و معاملاتي درخصوص نحوه انجام مناقصه و مزايده طي بخشنامه شماره 12265/10/20د مورخ 27/7/78 به واحدها و پژوهشكده‌هاي جهاد دانشگاهي ابلاغ گرديده است.